Tantangan

Girl Scouts of Japan adalah organisasi nasional yang terdiri dari 47 Dewan Lokal dan sekitar 40.000 anggota. Organisasi ini adalah anggota dari World Association of Girl Guides and Girl Scouts yang merupakan Gerakan sukarela terbesar yang ditujukan untuk anak dan remaja perempuan. Organisasi Girl Scouts mendukung dan memberdayakan anak dan remaja perempuan demi meraih potensi maksimal mereka melalui pendidikan di luar kelas formal.

Sebagai organisasi skala nasional, Girl Scouts of Japan memiliki tantangan untuk terus menjalin komunikasi antar-anggota. Dengan banyaknya kelompok dan anggota dari berbagai usia, mereka membutuhkan sistem bisnis yang aman dan efisien untuk memastikan bahwa semua kelompok disesuaikan dan informasi pribadi anak di bawah umur tetap aman. Sebagai organisasi yang menjadi payung bagi dewan lokal, file mereka berisi informasi pribadi tentang anak dan remaja perempuan di setiap pasukan dan dewan, serta orang dewasa yang bertindak sebagai Pembina mereka. Dengan lokasi yang tersebar di seluruh area dalam negeri, memantau dan mengevaluasi keefektifan aktivitas sangatlah penting. Pembina Pasukan dan dewan lokal melaporkan kembali tentang kehadiran, frekuensi acara, dan metrik dampak lainnya ke Girl Scouts of Japan. Hal ini untuk memastikan organisasi mereka berjalan seefektif mungkin. Dengan fasilitas yang terbatas, mereka membutuhkan solusi berskala nasional yang dapat diterapkan dengan mudah ke seluruh lokasi dewan lokal yang beragam.

Kisah

Dengan “semangat Girl Scouts” dalam mencoba hal baru tanpa rasa takut, kini Girl Scouts of Japan telah mengintegrasikan rangkaian produk Google untuk Nonprofit untuk meningkatkan efisiensi di seluruh kelompok dan dewan lokal mereka. Pertama, mereka mulai menggunakan Google Workspace untuk menyelaraskan operasi bisnis di seluruh dewan lokal. Dengan menyematkan formulir di situs, mereka dapat memberikan program e-learning melalui Google Formulir kepada anggota Girl Scout. Program e-learning membuka peluang bagi lebih banyak anggota untuk memperkaya pengetahuan mereka mengenai Girl Scouting dan keterampilan untuk mengembangkan jiwa Kepemimpinan. Meskipun program Girl Scouts sudah berusia lebih dari satu abad, kegiatan Girl Scouts of Japan telah mengikuti perkembangan zaman dengan kuis melalui Google Formulir untuk membantu anak dan remaja perempuan meningkatkan pengetahuan serta mengasah keterampilan, sekaligus memperoleh lencana dari dewan lokal di seluruh negeri.

Staf di Girl Scouts of Japan memiliki tingkat pengetahuan teknis yang bervariasi. Produk seperti Formulir dan Spreadsheet memungkinkan mereka berbagi informasi dan mendapatkan ringkasan data dengan mudah tanpa input manual. Karena Girl Scouts of Japan menjadi payung bagi dewan lokal, Google Workspace memungkinkan organisasi ini berbagi dokumen hanya kepada pengguna yang memiliki akses untuk setiap cabang lokal, sehingga privasi dapat ditingkatkan. Karena kini file dapat dibagikan kepada seluruh dewan lokal, setiap pasukan dapat berbagi praktik terbaik, aktivitas kerja sama tim, dan aktivitas lainnya untuk terus mengembangkan program mereka. Dengan Gmail, rasa khawatir terhadap email spam, malware, dan masalah keamanan lainnya telah berkurang berkat setelan privasi Google. Dengan menyiapkan Google Sites, berbagai anggota dan dewan lokal dapat mengakses informasi yang relevan seperti pelatihan Pemimpin Pasukan dan buku pedoman. Penyiapan ini memungkinkan pembaruan secara real time dan pembagian informasi secara cepat kepada seluruh anggota dan dewan lokal yang didukung oleh Girl Scouts of Japan.

Produk Google untuk Nonprofit tidak hanya menghasilkan perbaikan di sektor operasi bisnis internal, namun baru-baru ini Girl Scouts Japan juga telah memanfaatkan Google untuk Nonprofit untuk mendapatkan jangkauan dan komunikasi eksternal. Dengan Ad Grants dan YouTube, mereka secara aktif meningkatkan kehadiran online untuk menarik anggota baru serta membagikan informasi kegiatan dan acara luar biasa yang diadakan di setiap lokasi. Video YouTube mereka membantu memberikan gambaran mengenai upaya yang dilakukan untuk memberdayakan anak dan remaja perempuan, termasuk aktivitas seperti kerja sama tim, bernyanyi bersama, dan perkemahan musim panas setempat.

Untuk membagikan informasi dan meningkatkan jumlah peserta yang menghadiri acaranya, mereka menggunakan Google Maps untuk membantu selain anggota yang tertarik dengan Girl Scouting agar menemukan berbagai acara yang diadakan di seluruh Jepang dengan mudah. Organisasi ini juga menggunakan Google Maps API yang tersedia melalui program Earth Outreach untuk memberikan pandangan global mengenai dampak yang mereka berikan terhadap anggotanya, serta calon anggota baru. Dengan menggabungkan Google Maps API dan YouTube, mereka membuat Tur Virtual yang terdiri dari 5 fasilitas Girl Scout di seluruh dunia. Tur Virtual ini mendorong perspektif global dan membuat anggota mereka merasakan pengalaman menjadi bagian dari komunitas yang lebih besar di seluruh dunia.

Fitur Google untuk Nonprofit tidak hanya membantu menjaga program Girl Scouts of Japan tetap teratur dan efisien, namun juga membantu memvisualisasikan program penting mereka untuk memotivasi dan memberdayakan anak serta remaja perempuan.

Rumiko Meguro, kantor pusat GSJ, tim PR dan Penggalangan Dana

Dampak

Sebagai organisasi nasional yang besar, upaya pengembangan sangat penting untuk meraih kesuksesan. Program e-learning mereka—yang kontennya ditentukan dengan Google Formulir—memungkinkan lebih dari 7.000 anggota mendapatkan pelatihan tentang banyak hal, mulai dari pengetahuan terkait Girl Scouting hingga keterampilan hidup. Dari segi keuangan, Google Workspace menyediakan sistem keamanan dengan kualitas lebih tinggi yang dapat dengan mudah diterapkan di berbagai lokasi.

Dengan menggunakan Google Workspace, efisiensi dalam kegiatan operasional organisasi ini telah meningkat pesat. Sebelumnya, hanya sejumlah staf yang menggunakan sebagian produk Google, tetapi Google Workspace masih belum diinstal di seluruh organisasi. Akibatnya, mereka harus menggunakan banyak akun email yang berpotensi mengalami risiko keamanan. Setelah organisasi ini bermigrasi ke Google Workspace, setiap anggota staf hanya memiliki satu akun untuk semua kebutuhan operasional yang dapat mereka akses dari mana pun, sehingga menghilangkan risiko kehilangan dokumen karyawan tersebut jika mereka keluar dari organisasi. Google Workspace memungkinkan mereka mengelola pengguna secara internal, sehingga perubahan staf organisasi yang besar dapat berjalan dengan cepat dan efisien. Sebelumnya, anggota staf yang bertugas mengelola informasi dan sistem teknologi komunikasi organisasi harus mengajukan permintaan perubahan akun, seperti menambahkan anggota baru atau menghapus akun karyawan yang pensiun, dengan meminta kepada vendor eksternal melalui spreadsheet. Penggunaan Google Workspace dapat menghemat waktu saat menjalankan operasi inti organisasi, sehingga mereka dapat lebih fokus pada upaya untuk menjangkau lebih banyak anak dan remaja perempuan serta melanjutkan misi program.

Fitur Google untuk Nonprofit juga memperluas visibilitas organisasi dan upayanya dalam mendukung anak dan remaja perempuan serta perkembangan mereka. Sebelumnya, acara mereka tercantum di halaman situs - yang meliput puluhan acara dalam daftar panjang yang harus diikuti oleh peserta. Dengan Google Maps, mereka dapat menyematkan peta di situs dan memberikan pembaruan acara secara real time. Setiap acara diberi kode warna berdasarkan bulan atau tema (seperti “Hari Girl Scouts”) untuk membantu orang yang tertarik dengan Girl Scouting agar dapat dengan cepat menemukan acara lokal yang akan dihadiri. Dengan mengintegrasikan acara di Google Maps dan memvisualisasikan lokasinya, mereka telah meningkatkan jumlah kehadiran acara tersebut dan informasi acara telah dilihat lebih dari 18.000 kali. Calon anggota tidak perlu melakukan penelusuran untuk menemukan rapat terdekat. Kini mereka hanya perlu membuka peta dan menemukan peluang untuk terhubung satu sama lain.

Menunjukkan kegiatan mereka yang penting dan memvisualisasikan dampaknya terhadap anak dan remaja perempuan sangatlah krusial untuk keberhasilan Girl Scouts of Japan. Ad Grants telah meningkatkan kehadiran online organisasi ini, dengan menarik lebih dari 3.000 pengunjung bulanan ke situs mereka yang menyebabkan kenaikan jumlah pengunjung sebesar 500% hanya dalam 2 bulan. Untuk kampanye global seperti “Hentikan Kekerasan“, mereka membuat iklan yang mendorong kesetaraan gender dan perlindungan dari kekerasan. Hal tersebut dilakukan demi meningkatkan kesadaran dan meluaskan cakupan media tentang kampanye ini di Jepang. Channel YouTube mereka juga menampilkan playlist anggota Girl Scouts yang memainkan lagu tepukan “I’ll Think of You” - yang ditulis oleh Kurt Schneider, sebagai aktivitas kerja sama tim. Banyak dewan lokal dan kelompok yang telah memberikan video - dengan 43 kontribusi sejauh ini. Hal ini digunakan untuk memberikan contoh aktivitas yang dilakukan oleh Girl Scouts, serta mendorong calon anggota baru agar mengunjungi situs mereka melalui kartu dan anotasi. Dengan lebih dari 20.000 penayangan di beberapa video, YouTube telah menjadi penggerak dalam menampilkan upaya yang dilakukan Girl Scouts untuk mendukung dan memberdayakan anak dan remaja perempuan.

Girl Scouts of Japan memiliki puluhan program - mulai dari program peningkatan kepercayaan diri yang dikembangkan bersama WAGGGS dan DOVE, kampanye Hentikan Kekerasan yang merupakan bentuk dukungan untuk memangkas angka kekerasan terhadap perempuan, hingga berbagai kegiatan perkemahan dan acara di seluruh penjuru negeri. Fitur Google untuk Nonprofit tidak hanya membantu menjaga program tersebut tetap teratur dan efisien, namun juga membantu memvisualisasikan kegiatan mereka yang penting untuk memotivasi dan memberdayakan anak dan remaja perempuan.